Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely

Hartolan 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvat henkilöt

TIETOSUOJASELOSTE
Pvm:           22.3.2022
Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä
Nimi: Hartolan 4H-yhdistys
Osoite: Keskustie 52, 19600 Hartola

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Sari Mohr-Pölkki
Osoite: Keskustie 52, 19600 Hartola
Sähköposti: hartola@4h.fi
Puhelin: 044 025 7507

Rekisterin nimi
Hartolan 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvat henkilöt

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
Hartolan 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvien henkilöiden tiedot niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia toiminnan toteuttamiseksi. Rekisteristä löytyy niiden lasten, nuorten ja aikuisten henkilötietoja, jotka osallistuvat yhdistyksen järjestämään toimintaan. Toiminta koostuu kerho-, leiri- ja kurssitoiminnasta, nuorten työllistämisestä ja 4H-yritystoiminnasta, projekteista, tapahtumista ja tapaamisista. Henkilötietoja kerätään toiminnan toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä yhdistyksen viestintään.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Osallistujan nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite sekä mahdolliset sairaudet tai allergiat, jos ne tulee ottaa huomioon toimintaa järjestettäessä.
• Alaikäisten henkilöiden osalta myös huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia. Kuvaamiseen kysytään lupa leiri-, kerho- ja kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä.
• 4H-yrittäjien osalta kerätään tietoa yritysten liiketoiminnasta, kuten liikevaihdosta.

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

• Leireille osallistuvat lapset
• Kerhotoimintaan osallistuvat lapset
• 4H-yrityskursseille osallistuvat nuoret
• Työelämäkursseille osallistuvat nuoret
• Osaava kerhonohjaaja -koulutukseen osallistuvat nuoret
• Hei hulinaa -koulutukseen osallistuvat nuoret
• Harrastekursseille osallistuvat lapset, nuoret ja aikuiset
• 4H-yrittäjät
• Työllistetyt nuoret ja aikuiset (työpalvelutoiminta, kerhonohjaajat, projektityöntekijät)
• Työntilaajat
• Tapahtumiin ja tapaamisiin osallistuvat lapset, nuoret ja aikuiset
• Toimintaan osallistuvat vapaaehtoiset, kuten hallituksen jäsenet ja 4H-yritysohjaajat

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet
Toimintaan osallistuvien henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen toiminnan toteuttamiseksi, kuitenkin enintään viiden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia voidaan hyödyntää toiminnasta tiedottamiseen viiden vuoden ajan (perusteena rekisteröidyn suostumus).

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Tiedot kerho-, leiri- ja kurssitoimintaan, projekteihin sekä tapahtumiin ja tapaamisiin saadaan ilmoittautumislomakkeista yhdistyksen verkkosivuilta (Yhdistysavain), paperilomakkeilta ja toimihenkilöiden sähköposteista. Tietoja tallennetaan toimihenkilöiden tietokoneiden kovalevylle ja pilvipalveluun (Google Drive). Ilmoittautuneiden tiedot tulostetaan tapahtumiin paperille. Toimintaan osallistuvien kuvia, nimiä ja mahdollisia muita tietoja jaetaan heidän suostumuksellaan sosiaalisen median kanavissa (Facebook, Instagram, WhatsApp, Twitter, YouTube).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena on sellainen toiminta, joka lähtökohtaisesti järjestetään yhteistyössä toisen tai useamman osapuolen kanssa (tämä tuodaan aina ilmi).

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields -yritysten listaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.